Gestão de Documentos

O papel tem sua composição delicada, sofre com a ação do tempo, ambiente e o uso. Naturalmente passa a exibir marcas, combinando ou não os fatores de degradação. A conservação através de procedimentos estabilizadores, consiste em atrasar essa degradação. A manutenção preventiva é importante para conservação, evitando intervenções de alto custo. Preservar é mais barato que restaurar. A digitalização tem sua importância na conservação, por dar acesso ao acervo remotamente, facilitando a busca e diminuindo o contato com o original. Além disso todos os procedimentos são feitos por técnicos e profissionais experientes, utilizando em todas as etapas EPI's: touca, óculos, máscara, jaleco, luvas e sapatilhas.

Gestão de Documentos com Higienização Mecânica

Higienização Mecânica

Procedimento feito na mesa higienizadora com sucção (a finalidade da mesa é acumular toda sujidade documental em sua bolsa, através da sucção adequada para o documento), forrada com papel mata-borrão, utiliza-se uma trincha e bisturi, com limpeza página a página, cortes e lombada, removendo poeira, resíduos de insetos, grampos, fitas adesivas. Manutenção de extrema importância, e em algumas vezes indispensável para anteceder outras atividades, como a digitalização.

Gestão de Documentos com Reparo

Reparo

Procedimento para um acervo mais delicado, onde o suporte sofreu ação do tempo, ambiente ou uso. O suporte costuma ser encontrado com as extremidades rasgadas, fragilizadas, com vincos prestes a romper, microrganismos, ataque e resíduos de insetos e poucas perdas. São feitos: teste de solubilidade da tinta para prevenir esmaecimento da informação, emenda com papel japonês e planificação. Posteriormente sendo adequado criar o acondicionamento para dar continuidade à conservação.

Gestão de Documentos com Diagnóstico

Diagnóstico

Análise do estado de conservação do acervo, feito através de uma ficha diagnóstica pré-definida, que pode ser impressa ou digital (em forma de planilha) onde são reunidas informações estatísticas para aplicar os procedimentos adequados. Através da análise, são planejados projetos de conservação, que podem ser divididos por etapas, obedecendo a necessidade do acervo, o interesse da empresa e custo.

Gestão de Documentos com Restauração

Restauração

Procedimento para um acervo mais fragilizado, quebradiço, fragmentado, com grande perda de suporte. Esses possivelmente sofreram muito uso, manuseio ou sinistro. O restauro é uma linha de trabalho cuidadosa, que requer mais atenção. Também são feitos quando necessário: teste de solubilidade da tinta, remendo, enxerto, obturação, velatura, planificação e encadernação.

Gestão de Documentos  com Organização de Documentos

Organização de Documentos

Procedimento feito por profissionais da área de arquivologia ou bibliotecários que aplicam métodos normativos à documentação, e de interesse do cliente. Através de um conjunto de instrumentos que visam acondicionar e catalogar os documentos, em ordem alfabética ou cronológica, reunidos por tipificação e usando quando pertinente uma tabela de temporalidade, promovendo um eficiente gerenciamento dos mesmos.

Gestão de Documentos com Higienização Manual

Higienização Manual

Procedimento para um acervo que não suporta a higienização mecânica e/ou que tenha sofrido algum sinistro. Utiliza-se trincha de cerdas macias, boneca, pó de borracha, bisturi para remoção de fitas adesivas, grampos e resíduos de sinistros, e swab com álcool 70 para remoção de fungos. Essa atividade antecede outras atividades, e o procedimento indicado para dar continuidade à conservação do acervo, seria o acondicionamento adequado.

Gestão de Documentos com Acondicionamento

Acondicionamento

Deve-se considerar o aumento de peso e extensão do acervo, usando sempre materiais alcalinos. O acondicionamento pode ser artesanal ou pré-fabricados, porém independente disso é de extrema importância, revestir com papel alcalino onde haverá contato direto com a documentação. Os pré-fabricados podem ser de 3 tipos: Polipropileno: impede a entrada de água, sendo necessário fazer uma abertura para respiração; Papelão: molha, mas evapora com facilidade; Ferro: água e fogo não entram, sendo também necessário ser planejado com aberturas para respiração. O objetivo do acondicionamento é proteger o acervo de insetos e poeira, contribuindo assim para a sua conservação.

Gestão de Documentos com Digitalização

Digitalização

Processo de conversão do acervo físico em digital. Aumentando a integridade do acervo, dada a diminuição do manuseio físico. A digitalização acelera a localização de documentos, física ou eletronicamente, ganhando tempo, segurança e desempenho para os processos e atividades da empresa. Outra vantagem da digitalização é a possibilidade de ter cópias de segurança dos arquivos originais, mitigando a possibilidade de inacessibilidade da informação. A empresa pode ainda terceirizar o armazenamento dos documentos originais, liberando espaço do escritório. A digitalização é um processo essencial para garantir a CID (Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade) do acervo, segundo diretrizes da norma ISO/IEC 27.001 e 27.002.

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